Die Vorteile der ERP-Implementierung im Rechnungswesen

Wenn Unternehmen von effizienten Abläufen profitieren möchten, führt im Regelfall kein Weg an einem Enterprise Resource Planning-System (ERP) vorbei. Solche Softwarelösungen helfen bei der Rationalisierung von Geschäftsprozessen, einschließlich Personalwesen, Vertrieb, Beschaffung und Finanzen.

Dies wird in erster Linie dadurch erreicht, dass die wichtigsten Unternehmensdaten an einem zentralen Ort zusammengeführt werden. Besonders im Rechnungswesen weiß eine ERP-Implementierung durch verschiedene Vorteile zu überzeugen.

Vereinfachte bis automatisierte Dateneingabe

Automatisierte Dateneingabe mit einem ERP-System und Barcode-Scanner in einem modernen Büro.

Moderne ERP-Systeme optimieren die Dateneingabe durch spezielle Module. Einmal eingegebene Informationen stehen systemweit zur Verfügung und füllen automatisch Formulare und Werkzeuge aus. In der Buchhaltung entfällt oft die manuelle Datenerfassung, da fortschrittliche ERP-Systeme Barcodes und Scanverfahren nutzen. Durch das automatische Ergänzen von Datenfeldern reduziert sich der Zeitaufwand in einem beachtlichen Maße.

Ein Beispiel: Das Beschaffungsteam bestellt Rohstoffe und nach deren Ankunft werden die darauf angebrachten Barcodes gescannt. Mit diesem einfachen Schritt finden alle relevanten Informationen des Lieferanten in das ERP-System. Zum einen wird der Lagerbestand automatisch aktualisiert, zum anderen erhält die Buchhaltung die Information, dass die Lieferung ordnungsgemäß erfolgt ist.

Erhöhte Transparenz und bessere Entscheidungsfindung

Transparenz schafft Vertrauen. Ein modernes ERP-System erlaubt eine ganzheitliche Sicht auf sämtliche Finanzströme. Wer Ein- und Ausgaben in Echtzeit nachverfolgt, plant Budgets präziser. Das Rechnungswesen wird zu einem strategischen Dreh- und Angelpunkt. Die Geschäftsführung erkennt rascher, wo Einsparungen möglich sind oder wo das Wachstum an Dynamik gewinnt. Auswertungen lassen sich passgenau aufbereiten und für unterschiedliche Zielgruppen darstellen. Ein ERP-System vereinfacht auch die Erstellung von Prognosen. Es ermittelt aus historischen Daten verlässliche Trends für die Zukunft.

Mitarbeitende in verschiedenen Abteilungen erhalten ebenfalls Einblick in relevante Finanzdaten. Sie stimmen sich leichter ab, weil die Informationen auf einer gemeinsamen Plattform liegen. Das steigert die Zusammenarbeit und beschleunigt Prozesse.

Verbesserte Datenqualität und reduzierte Fehlerquote

Zuverlässige Daten sind das Herzstück eines gut funktionierenden Rechnungswesens. Ein ERP-System schafft eine solide Datenbasis, weil es Informationen in Echtzeit bündelt. Die Dateneingabe erfolgt zentral. Das verhindert Dubletten und minimiert manuelle Erfassungsfehler. Berichte basieren auf aktuellen Daten und erlauben damit ein zeitnahes Reagieren auf ungünstige Entwicklungen. Wer Zahlungen verbucht, überprüft gleichzeitig die Korrektheit aller relevanten Datensätze.

Ein ERP-System erleichtert zudem das Zusammenspiel mit Steuerbehörden, weil es Anforderungen an Formate und Fristen erfüllt. Die Buchhaltung exportiert die benötigten Daten und versendet sie direkt an die zuständigen Stellen. Dies beschleunigt Prüfungen erheblich.

Höhere Kundenzufriedenheit und weitere Vorteile

Zufriedener Kunde und Support-Agent nutzen CRM-Tools eines ERP-Systems.

Viele ERP-Systeme enthalten integrierte CRM-Module, die Kundeninteraktionen analysieren und auswerten. Diese Funktionen liefern wertvolle Erkenntnisse über Kaufverhalten und Verkaufsmuster. Unternehmen erhalten dadurch detaillierte Informationen über die Kosten von Kundenbetreuung in verschiedenen Branchen oder Regionen. ERP-Systeme erleichtern zudem den Vergleich unterschiedlicher Kundendienststrategien.

Klassische Finanzsoftware konzentriert sich auf Kosten- und Abschreibungsbuchungen, bietet jedoch wenig Unterstützung bei Instandhaltungs- oder Ersatzstrategien. ERP-Systeme enthalten Werkzeuge zur Analyse von Investitionen in Betriebsmittel. Unternehmen können beispielsweise verschiedene Ersatzteilstrategien bewerten, um Wartungskosten mit potenziellen Ausfallrisiken und den Folgekosten von Geräteausfällen abzugleichen.

Ein ERP-System entfaltet sein Potenzial, wenn es sich nahtlos in die vorhandene IT-Infrastruktur einfügt. Viele Unternehmen arbeiten mit Windows als Betriebssystem. ERP-Lösungen, die eng mit Windows-Anwendungen zusammenarbeiten, erleichtern tägliche Aufgaben. So können Daten bei Bedarf einfacher in andere Programme einschließlich Microsoft Office übertragen werden. Zahlreiche PowerPoint-Präsentationen zu Geschäftszahlen basieren auf Informationen aus einem ERP-System.

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